Wspólnik albo małżonek w zarządzie: ustal, kto za co odpowiada, zanim zacznie się wojna

Nie kłócicie się o strategię. Kłócicie się o to, kto tu rządzi, tylko nikt nie ma odwagi powiedzieć tego głośno.

Dwóch wspólników, którzy zaczynali razem od jednej umowy i jednego telefonu. Albo mąż i żona: on od sprzedaży, ona od „papierów". Na starcie wszystko działa, bo firma jest mała i każdy robi wszystko. Potem pojawia się dwadzieścia osób na liście płac i nagle każda decyzja wymaga negocjacji na poziomie rozwodu.

Jak wygląda firma bez podziału ról:

Pracownik pyta o rabat dla klienta. Idzie do jednego z Was, dostaje „tak". Idzie do drugiego, dostaje „nie". Wraca z dwiema odpowiedziami i uczy się najcenniejszej lekcji w tej firmie: wystarczy zapytać właściwą osobę, żeby dostać to, czego się chce. Zespół dzieli się na obozy, a Wy nazywacie to „dynamiką". To nie dynamika. To koszt, który płacicie co tydzień, tylko nie przychodzi do Was jako faktura.

Drugi objaw to ustalenia ustne. „Przecież mówiłem, że się tym zajmę." Nikt nie pamięta, kto mówił, kto słyszał i co dokładnie padło. Trzeci objaw jest najgroźniejszy: konflikt, który udaje różnicę zdań. Jedno chce inwestować, drugie chce wypłacać zysk, a zamiast liczb na stole jest obrażona cisza przy ekspresie do kawy. Pisałem już, jak chaos decyzyjny zjada marżę. W firmie z dwoma szefami ten chaos ma po prostu dwa źródła.

Dlaczego tak się dzieje?

Bo spisanie ról wymaga rozmowy, której wszyscy się boją. Rozmowa o podziale obowiązków to w rzeczywistości rozmowa o tym, kto jest ważniejszy, kto zarabia więcej i kto ma ostatnie słowo. Więc się ją odkłada. Kiedy jest dobrze, „po co psuć atmosferę". Kiedy jest źle, jest już za późno, bo każda propozycja brzmi jak atak. W firmie rodzinnej dochodzi drugi mechanizm: granica między domem a biurem nie istnieje. Spór o fakturę kończy się przy obiedzie, a spór przy obiedzie wraca w poniedziałek do biura.

Pułapka układu pół na pół:

Pół na pół brzmi sprawiedliwie, więc jest ulubionym wyborem ludzi, którzy chcą uniknąć trudnej rozmowy. W praktyce oznacza, że nikt nie ma ostatniego słowa, a każdy poważny spór kończy się patem. Zdarza się, że przez pół roku nie zapada żadna ważna decyzja, bo obie strony mają po równo i żadna nie chce ustąpić. Firma, która stoi w miejscu, bo dwie osoby mają po równo, nie jest sprawiedliwa. Jest sparaliżowana, a konkurencja nie czeka, aż się dogadacie.

Zasada jest ta sama co przy procesach: proces bez właściciela nie jest procesem, jest życzeniem. Obszar firmy bez jednego nazwiska przy sobie też jest tylko życzeniem.

Co zrobić w tym tygodniu:

Krok pierwszy: posadźcie siebie przy jednym stole z dwiema osobnymi kartkami. Każdy wypisuje obszary firmy: sprzedaż, finanse, ludzie, realizacja, kluczowi klienci, umowy. Przy każdym wpisuje, kto jest jego zdaniem odpowiedzialny. Potem porównujecie. Każdy rozjazd to pole minowe, na którym i tak prędzej czy później wybuchniecie.

Krok drugi: przypiszcie do każdego obszaru jedną osobę. Jedną, nie „oboje". Słowo „wspólnie" w tabeli odpowiedzialności znaczy w praktyce „nikt". Właściciel obszaru decyduje, a drugi wspólnik ma głos w ramach progów z kroku trzeciego.

Krok trzeci: ustalcie progi. Do jakiej kwoty wydatku, rabatu czy zatrudnienia każdy decyduje sam, a od jakiej decydujecie razem i na piśmie. Przykład, liczby poglądowe: do pięciu tysięcy złotych decyzja należy do właściciela obszaru, powyżej tej kwoty podejmujecie ją razem. Próg dobierzcie do skali Waszej firmy, nie do mojego przykładu.

Krok czwarty: zapiszcie, co robicie, gdy się nie zgadzacie. Pat trzeba rozstrzygnąć zanim wystąpi. W sprawach operacyjnych ostatnie słowo ma właściciel obszaru. W sprawach strategicznych macie z góry wybraną osobę, której zdanie obaj uznajecie za wiążące, na przykład zaufanego doradcę spoza rodziny i spoza firmy.

Krok piąty: całość mieści się na jednej stronie A4, a nie w regulaminie na czterdzieści stron. Podpiszcie ją, powieście tam, gdzie widzą ją obaj, i raz w miesiącu poświęćcie trzydzieści minut na sprawdzenie, czy układ jeszcze pasuje do firmy. Pamiętajcie, że to porządek operacyjny, a nie zamiennik umowy spółki, więc zapisy o głosowaniu, reprezentacji i udziałach skonsultujcie z prawnikiem lub księgową.

Co dostajecie w zamian:

Kiedy każdy wie, za co odpowiada, kłótnie o ludzi i o to, kto komu wchodzi w kompetencje, zamieniają się w rozmowy o liczbach i terminach. A o liczbach da się rozmawiać, nawet kiedy po drugiej stronie stołu siedzi ktoś, z kim dzielicie nie tylko firmę. Pracownicy przestają grać Wami jak kartami, klienci dostają jedną, spójną odpowiedź, a Wy odzyskujecie energię, którą dotąd zżerały spory o pierwszeństwo.

Jeśli rozmowę o rolach w Waszym zarządzie odkładacie od roku, nie czekajcie na kryzys, który zrobi to za Was, i to drożej. Wypełnijcie formularz kwalifikacyjny, a sprawdzimy, czy i jak mogę pomóc Waszej firmie uporządkować to, zanim zacznie to kosztować więcej niż jedno nieprzyjemne popołudnie.