Pierwszy dzień nowego pracownika to test Twojej firmy. Zwykle go oblewasz

Nowy człowiek nie wie jeszcze, gdzie stoi ekspres, a już wie, czy Twoja firma ma porządek. Wystarczy mu do tego pierwsze siedem godzin. Zdąży zobaczyć, czy ktoś na niego czekał, czy ktoś wie, co ma robić, i czy „wdrożenie” to coś więcej niż słowo z ogłoszenia.

Rekrutacja kosztowała Cię tygodnie: ogłoszenia, rozmowy, negocjacje stawki, grzeczne odmowy dla pozostałych kandydatów. Potem człowiek przychodzi w poniedziałek o ósmej, dostaje hasło do wi-fi i krzesło, które jeszcze w piątek służyło za wieszak. Na dobór poświęciłeś kilkadziesiąt godzin, na jego pierwszy dzień ani jednej. Oszczędzasz dokładnie tam, gdzie oszczędność kosztuje najwięcej.

Wdrożenie metodą „podpatruj Zbyszka”:

Układ jest prosty. Zbyszek pracuje u Ciebie od ośmiu lat i zna firmę lepiej niż jej dokumentacja, której zresztą nie ma. Rano dostaje polecenie: „Pokaż nowemu, jak to robimy”. Zbyszek ma własne terminy, więc nowy chodzi za nim jak cień, patrzy przez ramię i zapamiętuje wszystko: dobre nawyki, złe nawyki, skróty omijające procedurę, półgłosem rzucone komentarze o szefie. O dziesiątej pyta, dlaczego tak, a nie inaczej. Zbyszek odpowiada: „Tak się u nas robi”. O czternastej pyta ponownie i dostaje wzruszenie ramion. Do końca dnia rozumie jedno: nikt tu nie wie, po co to wszystko.

To wdrożenie, którego nikt nie zaplanował, więc nikt za nie nie odpowiada. Zbyszek nie jest nauczycielem, tylko świadkiem własnej rutyny, a nowy przejmuje ją razem z wszystkim, co w niej nie gra. Jeśli Zbyszek od lat omija sprawdzanie zamówień, bo „zawsze jest dobrze”, nowy będzie je omijał od środy. Po miesiącu to już nie jest błąd nowego. To Twoja firma, odtworzona w kolejnym egzemplarzu.

Co nowy człowiek zapisuje w głowie pierwszego dnia?

Ocenia, czy ktoś na niego czekał. Czy jest miejsce, komputer, dostępy, a w skrzynce wiadomość z planem dnia zamiast pytania „a Ty do kogo?”. Ocenia, czy wie, kto jest jego przełożonym i czego się od niego oczekuje w pierwszym tygodniu. Sprawdza też, czy to, co usłyszał na rozmowie, zgadza się z tym, co widzi. Na rozmowie była mowa o jasnych zasadach i rozwoju, a rzeczywistość pokazuje, że o wszystko trzeba dopytywać. Człowiek, który przez osiem godzin czuje się zbędny, rzadko mówi to głośno. Za to zaczyna w głowie liczyć, ile ofert pracy ma w telefonie.

Stąd bierze się rotacja w pierwszych dziewięćdziesięciu dniach. Wypowiedzenie bywa podpisane z różnych powodów: pensja, dojazd, atmosfera, „to jednak nie to”. Korzenie często tkwią jednak w pierwszym dniu, kiedy człowiek dostał sygnał, że tu nikt nad niczym nie panuje, a jego miejsce jest przypadkowe. Taki sygnał łatwo zapamiętać i trudno cofnąć. Kolejne tygodnie go potwierdzają albo osłabiają, a zwykle nikt nie pilnuje, w którą stronę idzie.

Do tego dochodzi koszt, który nie trafia do żadnego arkusza. Na liczbach z głowy: nowy kosztuje Cię łącznie sześć tysięcy miesięcznie i przez pierwsze trzy miesiące daje połowę możliwej wydajności. To dziewięć tysięcy dopłaty do nauki, która przebiega przypadkowo. Do tego godziny Zbyszka, które przepadają na tłumaczenie wszystkiego od zera, bez żadnej kartki, do której można odesłać. Liczby są poglądowe, ale kierunek jest uczciwy: nieplanowane wdrożenie jest najdroższym wdrożeniem, jakie można mieć.

Fałszywe rozwiązania, które wyglądają porządnie:

Pierwsze: segregator z regulaminami. Nowy podpisuje, że przeczytał, i zapomina we wtorek. Regulamin opisuje, czego nie wolno, i milczy o tym, jak wygląda dobrze wykonana robota. Drugie: szkolenie BHP i prezentacja o historii firmy. Obowiązkowe, potrzebne, a mimo to nie odpowiada na pytanie, co nowy ma zrobić we wtorek o dziesiątej. Trzecie: „rzucimy go na głęboką wodę, najlepiej się uczy”. Uczy się, owszem, ale głównie tego, jak nie dać się złapać na błędzie. Czwarte: wdrożenie rozłożone na „jak będzie czas”, czyli na nigdy.

Jest jeszcze piąte, najbardziej zdradliwe: przekonanie, że dobry człowiek sam sobie poradzi. Poradzi sobie z zadaniami. Nie poradzi sobie z cudzymi niepisanymi zasadami, których nikt mu nie ujawnił. Pomyłkom w doborze poświęciłem tekst o tym, jak zatrudniony „dobry człowiek” przestaje być dobry po trzech miesiącach. Tu zajmujemy się tym, co dzieje się po podpisaniu umowy.

Jak zaplanować pierwszy dzień, godzina po godzinie:

Krok pierwszy: wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za wdrożenie, z imienia i nazwiska, i wpisz jej to do kalendarza. Żadnego „zespołu” ani „wszyscy pomagają”. Jedna osoba, która ma na to czas w tym tygodniu, bo pozostałe obowiązki ma przesunięte. Zbyszek może nią być, o ile dostał do tego listę zadań i czas.

Krok drugi: przygotuj stanowisko, zanim człowiek przyjdzie. Komputer, konta, dostępy, klucze, odzież robocza, miejsce parkingowe, wiadomość powitalna z planem dnia. To godzina pracy w piątek, która oszczędza człowiekowi osiem godzin poczucia, że jest zawadą.

Krok trzeci: rozpisz pierwszy dzień na bloki. Powitanie przez właściciela albo kierownika i piętnaście minut o tym, jak firma zarabia i kogo obsługuje. Spacer po firmie z przedstawieniem ludzi, z którymi nowy będzie miał do czynienia, po imieniu i z jednym zdaniem o tym, co kto robi. Potem pierwsze realne zadanie, małe, ale prawdziwe, z jasnym kryterium: tak wygląda zrobione dobrze. Na koniec dnia dwadzieścia minut rozmowy o tym, co było niejasne i o co nikt nie zapytał.

Krok czwarty: zapisz, jak wygląda dobra robota w trzech najważniejszych czynnościach stanowiska. Dwudziestostronicowy podręcznik odpada. Wystarczy jedna kartka na czynność: po co ją robimy, kto ją zaczyna, jak wygląda gotowy efekt i jakie są trzy najczęstsze błędy. Taka kartka zastępuje Zbyszka tam, gdzie Zbyszek jest przypadkowy, a zostawia go tam, gdzie jest nieoceniony: w wiedzy o ludziach i wyjątkach. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, zacznij od mapowania procesu, którego nikt nigdy nie zapisał.

Żeby nie pisać tych kartek od zera, możesz użyć Generatora Procedur Biznesowych, który pomaga ułożyć opis czynności w spójną procedurę do poprawienia. Narzędzie jest częścią abonamentu Skuteczny Przedsiębiorca, a firmy, z którymi pracuję doradczo, dostają do niego dostęp w ramach współpracy.

Pierwsze dziewięćdziesiąt dni: cztery punkty kontrolne.

Pierwszy dzień to otwarcie, ale test trwa dalej. Ustaw w kalendarzu cztery daty: koniec pierwszego tygodnia, koniec pierwszego miesiąca, połowa i koniec trzeciego miesiąca. Na każdą przypada jedna rozmowa po piętnaście do trzydziestu minut z tym samym zestawem pytań: co działa, co jest niejasne, czego Ci brakuje i co zmieniłbyś na moim miejscu. Ostatnie pytanie bywa najcenniejsze, bo nowy widzi firmę oczami, które jeszcze nie przywykły do bałaganu. Potrafi wskazać dziurę, o której Zbyszek od lat nie pamięta, że jest dziurą.

Po każdej takiej rozmowie zapisz jedną rzecz, którą zmieniasz w firmie, zanim ruszysz cokolwiek w nowym. To uczciwy test: jeśli po trzech miesiącach lista jest pusta, albo wszystko działa wzorowo, albo nikt nie powiedział Ci prawdy. Warto sprawdzić, która z tych dwóch możliwości jest Twoja. Spisana procedura bez nazwiska przy sobie szybko staje się martwa, o czym pisałem w tekście o procesie bez właściciela.

Co zyskujesz, a co nadal zależy od Ciebie?

Procedura nie zastąpi relacji. Nowy, który ma kartki, plan dnia i opiekuna, nadal może odejść, bo praca okazała się czymś innym, niż szukał. To normalne i lepiej, żeby wyszło w pierwszych tygodniach niż po roku. Różnica polega na tym, że odchodzi z powodu pracy, a nie z powodu bałaganu, którego nikt nie nazwał. Pierwszy powód jest uczciwą informacją dla obu stron. Drugi da się usunąć.

Wróć na chwilę do ostatniej osoby, którą zatrudniłeś. Kto ją witał, co robiła przed południem pierwszego dnia i kto jej wtedy powiedział, jak wygląda dobrze zrobiona praca? Jeśli odpowiedź to wzruszenie ramion, znalazłeś dziurę, przez którą wycieka koszt każdej kolejnej rekrutacji.

Dwie liczby wystarczą, żeby zacząć: ilu ludzi zatrudniłeś w ostatnich dwunastu miesiącach i ilu z nich już u Ciebie nie pracuje. Wpisz je w formularzu kwalifikacyjnym, a rozmowę zaczniemy właśnie od nich, żeby skończyć ją planem pierwszego dnia dla Twojego następnego pracownika. Ten stanie w Twoich drzwiach szybciej, niż myślisz. Niech ktoś na niego czeka.