Dostawca ma Cię w kieszeni, bo ostatni raz negocjowałeś w 2019

Twój największy dostawca nie musi się o Ciebie starać. Wie, że ostatni raz rozmawiałeś z nim o warunkach w 2019 roku, a od tamtej pory pytasz już tylko, czy towar dojedzie w piątek.

Dostawca „od zawsze” obsługuje firmę, więc nikt nie zadaje pytań. Cena rośnie co roku o kilka procent, bo „taki jest rynek”, bo inflacja. Termin płatności wynosi czternaście dni, bo tak kiedyś ustalono, w pośpiechu, przy pierwszym większym zamówieniu. Ofert konkurencji nikt nie zbierał, bo przecież po co ryzykować problemy z dostawami. To nie jest lojalność. To jest wygodnictwo, za które płacisz co miesiąc, tylko żadna faktura tego nie podpisuje.

Co właściwie kupujesz razem z towarem?

Kupujesz towar, ale też warunki: cenę, termin płatności, minimalne partie, rabaty, koszt transportu, czas reakcji na reklamację. Każdy z tych elementów jest do negocjacji, a większość właścicieli negocjuje co najwyżej cenę, i to dopiero wtedy, gdy podwyżka już widnieje na fakturze. Przykład, liczby poglądowe: firma kupuje u jednego dostawcy za sto tysięcy złotych miesięcznie. Trzy procent niższej ceny to trzy tysiące miesięcznie, czyli trzydzieści sześć tysięcy rocznie. Wydłużenie płatności z czternastu do czterdziestu pięciu dni to z kolei około stu tysięcy złotych, które przestajesz finansować z własnej kieszeni albo z kredytu. Obie rzeczy kosztują jedną rozmowę.

Różnicę między zyskiem a gotówką, która faktycznie jest na koncie, opisałem w tekście Mapa paradoksu finansowego: cashflow kontra zysk. Warunki płatności u dostawców to jeden z najtańszych sposobów, żeby tę mapę poprawić.

Dlaczego nikt nie renegocjuje?

Z trzech powodów. Po pierwsze, fakturę zawsze w końcu “kiedyś się zapłaci”, więc problem nie boli, tylko po cichu zjada marżę. Po drugie, właściciel boi się, że dostawca się obrazi i przy następnym zamówieniu wyląduje na końcu kolejki. W praktyce dostawca, który ma stałe, regularne zamówienia, zwykle woli rozmowę niż utratę klienta. Po trzecie, nikt w firmie nie ma zakupów w opisie obowiązków jako wyniku. Ktoś zamawia, ale nikt nie odpowiada za to, ile firma płaci. A dostawca świetnie to czuje i gra w tę samą grę od lat.

Co zrobić w tym tygodniu:

Krok pierwszy: wyciągnij z księgowości listę dostawców i posortuj ją po wartości zakupów z ostatnich dwunastu miesięcy. Zwykle kilku największych odpowiada za zdecydowaną większość kosztów zakupów. Od nich zaczynasz. Resztą zajmiesz się później.

Krok drugi: dla każdego z trzech największych dostawców spisz obecne warunki. Cena jednostkowa na kluczowych pozycjach, termin płatności, rabaty, minimalne zamówienie, koszt dostawy. Zapytaj siebie, kiedy ostatnio cokolwiek z tego zmieniło się na Twoją korzyść. Jeśli odpowiedź brzmi „nie pamiętam”, masz temat.

Krok trzeci: zbierz dwie dodatkowe oferty na te same pozycje. Nie po to, żeby się przenosić, tylko po to, żeby wiedzieć, ile kosztuje rynek. Zapytanie ofertowe to nie zdrada, tylko zwykła higiena zarządzania. Ustal wspólne kryteria porównania: cena, termin płatności, terminowość, jakość, koszt reklamacji. Najtańsza oferta rzadko jest najlepsza, ale musisz znać punkt odniesienia.

Krok czwarty: umów rozmowę z obecnym dostawcą i powiedz wprost, że raz w roku przeglądasz warunki zakupów, tak jak przegląda się ubezpieczenia i umowę z bankiem. Nie grozisz i nie błagasz. Pokazujesz dane i pytasz, co może zaproponować w zamian za stały wolumen i terminowe płatności. Czasem lepszy efekt niż niższa cena daje dłuższy termin płatności albo darmowy transport. Przy zmianie zapisów umów, szczególnie terminów płatności, szczegóły sprawdza prawnik lub księgowa.

Co usłyszysz w odpowiedzi?

Najczęściej trzy rzeczy. „Mamy wieloletnią współpracę”, czyli: nie ruszaj, bo jest wygodnie. „Surowiec drożeje”, czyli: sprawdź, czy drożeje u wszystkich, i właśnie po to masz dwie dodatkowe oferty. I „nie mogę dać więcej, bo rabat dostała już reszta”. Na każdą z tych odpowiedzi masz ten sam ruch: spokojnie wracasz do danych i pytasz, co dostajesz w zamian za dalszy wolumen. Dobry dostawca potrafi policzyć. Zły zacznie się obrażać, a to samo w sobie jest ważną informacją o tym, z kim robisz interesy.

Jak zrobić z tego rutynę, a nie jednorazowy zryw?

Wpisz do kalendarza coroczny przegląd warunków zakupowych, najlepiej na początku roku, zanim dostawcy ogłoszą nowe cenniki. Wyznacz jedną osobę, która odpowiada za wynik, a nie tylko za składanie zamówień, i oceniaj ją po tym, co firma zyskała na warunkach. Zakupy to u wielu firm koszt numer jeden, więc ten przegląd bywa jedną z tańszych dźwigni na poprawę marży. Wskaźniki, na które warto wtedy patrzeć, opisałem w tekście Wskaźniki finansowe, które musisz znać, jeśli prowadzisz własną firmę.

Możesz dalej płacić cenniki z 2019 roku i nazywać to lojalnością. Możesz też raz w roku usiąść do stołu z danymi w ręku. Jeśli chcesz, żebym policzył razem z Tobą, gdzie Twoja firma płaci za wygodę, zacznij od formularza kwalifikacyjnego. Pracuję z właścicielami, którzy chcą wyników, a nie motywacji.